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Actualizado 08/12/2022
Las dietas son un concepto extrasalarial, es decir, no retribuyen trabajo, sino, más bien gastos del trabajador que son necesarios para llevar a cabo el trabajo correspondiente fuera del espacio laboral, ya sea: manutención, hospedaje y desplazamientos, si hablamos de los más habituales. En estos casos, dichas dietas están exentas de cotización por la Seguridad Social y retención de Hacienda.
Los responsables de RRHH conocen los gatos denominados dietas laborales o viáticos, donde no puede existir ningún error legal cuando estos se plasman en las nóminas de los trabajadores. ¿Quieres conocer más? Sigue leyendo toda la información que explicaremos.
Te explicaremos los tipos de dietas laborales, las dietas exentas de cotización y otros datos de interés.
Tipos de dietas laborales
Las dietas laborales se pueden clasificar en dos grandes grupos que explicaremos a continuación:
Gastos de desplazamiento o kilometraje
También conocidas como viáticos. Estos gastos corresponden a los gastos de combustible, autobús, facturas de taxi, manteniendo del vehículo propio para trabajar, no para uso personal, tren, billetes de avión, pago de peajes y aparcamientos, entre otros.
En caso que el desembolso en el manteniendo del coche propio del trabajador sea demasiado costoso, seguramente la compañía tendrá que facilitar el vehículo de la empresa, ya que la entidad es la responsable del coche.
La empresa debe tener en cuenta las siguientes especificaciones para mayor organización en la gestión:
- Cada empresa debe pagar un importe por kilómetro, donde estará exento de tributación un importe de 0,19€ por cada kilómetro. Al exceder este importe queda sujeto al IRPF del empleado.
- Cuando el desplazamiento sea en transporte público, la dieta laboral estará exenta de pagar IRPF.
- Estas dietas laborales se entienden como gastos que se realizan fuera de la oficina, es decir, no ir y volver desde el domicilio al lugar de trabajo.
- El importe realizado por la empresa se hace en concepto de todos los pagos que soporta el trabajador. Algunos casos como la gasolina son fácilmente cuantificables, pero también los neumáticos o vehículos en general.
Dietas con respecto a la alimentación
Estas dietas laborales se producen cuando el trabajador debe comer fuera o debe hospedarse una noche lejos de casa por trabajo, en este caso la empresa se hará cargo de dichos gastos. El importe de estos viáticos dependerá del convenio de la entidad, suele ser entre 8 a 25€ para medias dietas; los 90€ corresponden a dietas laborales completas.
Básicamente, esta dieta laboral comprende los gastos de manutención y estancia. Existen algunos convenios donde la compañía exige que el trabajador se quede a comer en el centro de trabajo, todo dependerá de lo establecido en el convenio.
Importante: usualmente el kilometraje se paga a 0,19€ kilometraje, pero puede variar hasta los 0,30€. Es importante destacar que todo lo que sobrepase de 0,19€ no estará exento de pago por parte del trabajador.
Dietas exentas de cotización
De acuerdo con el artículo 9.A.3 del RIRPF afirma que para que los gastos de manutención estén exceptuados de gravamen deben devengarse por desplazamiento a otros lugares distintos al trabajo habitual, o bien, al que constituya su hogar habitual.
En caso que se cumpla esa doble condición, quedan exceptuadas de gravamen las asignaciones para el gasto de manutención, no superando las cantidades previstas en el reglamento. Es decir, no es necesario que estos gastos se realicen a establecimientos, sino a la empresa que debe acreditar el día y lugar de desplazamiento por motivos laborales.
En caso de exceso percibido sobre las cantidades exentas quedan sujetos a gravamen de rendimientos de trabajo, es importante destacar que es cuando no hay que pernoctar 26,67€ o 48,08€ a diario dependiendo del desplazamiento, ya sea a nivel nacional o al extranjero.
No obstante, cuando se trata de rendimientos de trabajo, se determina de acuerdo al procedimiento establecido a partir del artículo 82 del RIRPF.
Dudas más frecuentes sobre la cotización de las dietas
Ahora bien, esperamos haber cumplido con sus preguntas y consultas. Sabemos que siempre los usuarios dejan preguntas que respondemos con información importante. Esperamos que sea de ayuda.
¿Qué son las dietas laborales?
Las dietas laborales hacen referencia a la cantidad de dinero que la empresa le paga a un trabajador cuando debe desplazarse fuera de su espacio laboral para cumplir su trabajo. Si la compañía desea que un trabajador haga sus tareas fuera de su lugar, este empleado recibe una compensación económica.
¿Cuándo se deben pagar dietas laborales?
Es de carácter obligatorio pagar dietas laborales a los empleados cuando se hayan desplazado de su lugar de trabajo para cumplir sus tareas en otro lugar. La forma de abono puede ser hecha de manera directa con el empleado o desde el departamento administrativo de la empresa que se encarga de dicha gestión.
Cabe destacar que las dietas laborales deben estar correctamente reflejadas en las nóminas de cada mes.
¿La empresa debe justificar las dietas exentas de IRPF?
Actualmente, el trabajador debe justificar las dietas exentas. La empresa puede hacer solicitud al empleado de los tickets, facturas y justificantes para comprobar si todos estos documentos incluyen los datos mínimos exigidos por la ley.
No obstante, el trabajador cuenta con toda la responsabilidad de trámites de las dietas exentas, y la empresa corre con la responsabilidad de la comprobación tributaria.
¿Dónde se reflejan las dietas laborales?
Aunque estas no formen parte del salario del trabajador, estas deben estar reflejadas en la nómina. Para ser específicos, el importe aparecerá en un apartado “devengos” con el concepto de “percepciones no salariales”.
Asimismo, las cantidades mientras no sobrepasen los límites del régimen las exime pagar el IRPF, esas no deben ir incluidas en la declaración de la renta.
¿Qué no se incluye en las dietas laborales?
- Las dietas están fuera de la manutención que es contratada.
- Las invitaciones, las dietas no son acumulables, si no se usa solo se pierde.
¿Qué cantidad está exenta de pagar el IRPF?
Si son inferiores a 53,34€ al día, estas dietas están exentas de pagar el IRPF en territorio nacional; en caso que sea en el extranjero es de 91,35€ al día con pernoctar.